Dokumenty pracownicze wytworzone do 31 grudnia 2018 r. mogą być przechowywane w aktach osobowych zgodnie z przepisami poprzedniego rozporządzenia dokumentacyjnego. Należy zasygnalizować, że wnioski urlopowe powinny być przechowywane poza aktami osobowymi oraz poza dokumentacją dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy. JAK PRAWIDŁOWO PROWADZIĆ AKTA OSOBOWE PRACOWNIKÓW I NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ PRZY PROWADZENIU AKT OSOBOWYCH PRACOWNIKA? Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz założenie i prowadzenie akt osobowych pracowników. Zatrudniający zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego podwładnego akta osobowe. Ponadto pracodawca jest zobowiązany przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jest to szczególnie istotne ze względu na fakt, że naruszenie tych zasad może skutkować karą grzywny. Zgodnie bowiem z art. 281 Kodeksu pracy, kto pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Powyższe obowiązki wynikają z przepisów Kodeksu pracy. Natomiast szczegółowe zasady prawidłowego prowadzenia akt osobowych reguluje Rozporządzenie Ministra pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. TRZY CZĘŚCI AKT OSOBOWYCH Jedną z ważniejszych zasad, które obowiązują przy zakładaniu i dalszym prowadzeniu akt osobowych jest podział akt osobowych na trzy części: cześć A, część B oraz część C. Wyodrębnienie poszczególnych części akt osobowych ma na celu zachowanie porządku w dokumentacji i rozdzielenie poszczególnych dokumentów w zależności od momentu ich otrzymania czy wytworzenia przez pracodawcę. Część A powinna zawierać wszelką dokumentację związaną z ubieganiem się kandydata do pracy o zatrudnienie. Pracodawca, który zamierza zatrudnić pracownika, zbiera od kandydata do pracy informacje na temat jego dotychczasowego doświadczenia czy stopnia wykształcenia, co powinno zostać potwierdzone przedłożeniem przez kandydata do pracy stosownymi dokumentami. Osoba, która ma nawiązać z pracodawcą stosunek pracy do momentu podpisania umowy o pracę nie posiada jeszcze statusu pracownika, jest kandydatem do pracy, od którego wymaga się chociażby przedłożenia do pracodawcy orzeczenia lekarskiego stwierdzającego zdolność do wykonywania pracy na danym stanowisku a także wypełnienia kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Wszystkie dokumenty otrzymane od kandydata do pracy przez pracodawcę, a w praktyce przez pracownika działu kadrowego, należy umieścić w części A akt osobowych pracownika. Pierwszym dokumentem umieszczonym w części B akt osobowych jest najczęściej egzemplarz umowy o pracę, a cała część B zawiera wszelkie dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia danego pracownika, poczynając od umowy o pracę po informację o warunkach zatrudnienia i inne dokumenty, których wręczenie pracownikowi wynika z przepisów prawa pracy poprzez wszystkie istotne postanowienia dokonywane w trakcie zatrudnienia. W części B mogą znaleźć się takie dokumenty jak: aneksy do umowy zawierające informacje np. o podwyższeniu wynagrodzenia, porozumienia lub wypowiedzenia zmieniające w przypadku konieczności dokonania zmian w dotychczasowych warunkach zatrudnienia, w tym miejscu znajdą się kontrolne i okresowe badania lekarskie i wiele innych dokumentów regulujących sprawy związane z przebiegiem zatrudnienia. W części C znajduje się wszelka dokumentacja związana z ustaniem stosunku pracy. W tym miejscu akt osobowych swoje miejsce znajdzie egzemplarz świadectwa pracy ale także pismo rozwiązujące umowę o pracę czy to w formie wypowiedzenia czy rozwiązania w trybie porozumienia stron, informacja o wypłacie pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, informacja o przysługującym pracownikowi prawie do odprawy i wiele innych dokumentów, które związane są z ustaniem stosunku pracy. CHRONOLOGIA Kolejnym szalenie istotnym elementem prowadzenia akt osobowych pracownika jest jej chronologia. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym. Porządek chronologiczny oznacza segregację dokumentów zgodnie z datą ich otrzymania lub przygotowania, które powinny być ułożone od najstarszego historycznie do najbardziej aktualnego. W praktyce oznacza to, że najstarsze dokumenty powinny znajdować się w głębi akt, a najnowsze na wierzchu. Chronologicznie to znaczy następująco po sobie według daty. Uwaga! Chronologia dokumentacji w aktach osobowych powinna dotyczyć każdej z wyodrębnionej części akt osobowych pracownika. Przepisy wyraźnie wskazują, iż dokumenty powinny być ułożone chronologicznie w ramach poszczególnych części akt osobowych. Pojawia się pytanie, w jaki sposób postąpić w przypadku dostarczenia przez pracownika dokumentu z opóźnieniem, podczas gdy akta osobowe pracownika zostały już założone i ułożone chronologicznie. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest zamieszczenie na dokumencie daty wpływu i wpięcie go do akt osobowych w następnej kolejności. Uwaga! Nie ma konieczności wprowadzania daty wpływu na każdym dokumencie znajdującym się w teczce akt osobowych, jednak nic nie stoi na przeszkodzie aby taką praktykę prowadzić. Wielu praktyków prawa pracy umieszcza informację o dacie wpływu na każdym dostarczonym przez pracownika dokumencie. NUMERACJA Kolejną ważną zasadą dotyczącą prowadzenia akt osobowych, a wynikającą z przepisów rozporządzenia jest konieczność ponumerowania wszystkich dokumentów znajdujących się w poszczególnych częściach akt osobowych. Każda z tych części powinna również zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów. Numerowanie poszczególnych dokumentów powinno być dokonane przy użyciu długopisu (a nie ołówka czy innego urządzenia piśmiennego, który można z łatwością usunąć) i powinno stanowić trwały ślad w aktach osobowych. Jakakolwiek konieczność zmiany chronologii w aktach osobowych będzie powodowała konieczność dokonania zmiany naniesionej numeracji. W takim przypadku niedopuszczalne jest użycie korektora czy innego środka trwale usuwającego ślad po poprzedniej numeracji. Najlepszym rozwiązaniem jest przekreślenie nieaktualnej numeracji i nadanie nowej, według nowego porządku. Sytuacja taka jednak nie powinna mieć miejsca zbyt często ponieważ nawet dostarczenie z opóźnieniem pewnego dokumentu przez pracownika nie musi powodować konieczności zmiany numeracji, wystarczy wprowadzić datę wpływu na dokumencie. Uwaga! Przepisy nie zabraniają w sposób kategoryczny używania ołówka. Przyjmuje się jednak, że taka technika numerowania może okazać się nietrwała i sprzyjać “manipulacjom”. Za posłużenie się ołówkiem nie grozi żadna kara. W przypadku kontroli PIP, w żadnym wypadku nie ma podstaw do postawienia zarzutu, że dokumenty nie są numerowane. Jednak inspektorzy – (to wynika z praktyki i mojego doświadczenia), wydają wystąpienia w których zalecają używanie długopisu jako pewniejszej i trwalszej formy numeracji. Inspektorzy wydają również polecenia ustne w tym zakresie – w trakcie czynności kontrolnych. Wykaz dokumentów stanowi swego rodzaju: spis treści ułatwiający uzyskanie informacji na temat zawartości poszczególnych części akt osobowych pracownika. Wykaz dokumentów jest kartą, zazwyczaj sztywną kartą, na której odręcznie (lub w innej formie zapisu, np. elektronicznej jeśli tworzymy ten spis np. przy użyciu Excela) należy wykazać każdy nowy dokument znajdujący swoje miejsce w poszczególnych częściach akt osobowych. Karta ta zazwyczaj jest dołączana do teczki akt osobowych, którą można nabyć w każdym sklepie z artykułami papierniczymi. Nic nie stoi na przeszkodzie aby taką kartę przygotować samemu, np. przy użyciu programu Word czy Excel pamiętając jednak o odpowiednim jej oznaczeniu literą A, B lub C, w zależności której części akt osobowych dotyczy. ORYGINAŁY CZY KOPIE? Ważne jest, aby każdy pracodawca przechowywał w aktach osobowych pracownika wyłącznie odpisy lub kopie składanych dokumentów. Pracodawca może żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii jednak podstawową zasadą jest gromadzenie w aktach osobowych kopii dokumentów. Wyjątek dotyczy niewielkiej grupy dokumentów, np. orzeczenia lekarskiego, które powinno być przechowywane w oryginale. W praktyce zdarza się tak, że pracownicy przynoszący do działu kadr oryginały dokumentów są jednocześnie zaopatrzeni w ich kopie, które składają pracodawcy w celu przechowywania w aktach osobowych. Nic nie stoi na przeszkodzie aby takie kopie od pracownika zebrać. Należy jednak pamiętać o sprawdzeniu zgodności oryginału z doniesioną kopią dokumentu. Najczęściej jednak do zadań osób zatrudnionych w działach kadrowych należy kserowanie wszelkiej dokumentacji dostarczonej często w sporej ilości przez kandydata do pracy. Uwaga! Odpis jest już rodzajem kopii, dlatego nie ma potrzeby tworzenia kopii z kopii. Odpis dokumentu może być wpięty do właściwej części akt osobowych pracownika. JĘZYK POLSKI Następny warunek do spełnienia przy prowadzeniu akt osobowych to prowadzenie akt osobowych zgodnie z zapisami ustawy z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim. Mianowicie pracodawca, sporządzając akta osobowe, powinien dopełnić obowiązku używania języka polskiego przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Warto jeszcze zaznaczyć, że dokumenty z zakresu prawa pracy mogą być, poza obowiązkową polską wersją językową, również sporządzane w innych wersjach obcojęzycznych. Jednakże należy podkreślić, iż jeżeli strony nie postanowiły inaczej, podstawą wykładni takich dokumentów jest ich wersja w języku polskim. Podstawa prawna: – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy ( z dnia ) – Ustawa z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim ( z dnia – Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( z dnia TO CIĘ NA PEWNO ZAINTERESUJE: Czy ponowne zatrudnienie pracownika po przerwie rodzi obowiązek założenia i prowadzenia nowych akt osobowych pracownika? Czy przepisy prawa dopuszczają możliwość kontynuowania prowadzenia akt osobowych pracownika nawet po przerwie w zatrudnieniu? Odpowiedź znajdziesz w moim artykule na ten temat: PONOWNE ZATRUDNIENIE A OBOWIĄZEK PROWADZENIA AKT OSOBOWYCH Jesteś osobą odpowiedzialną za prowadzenie akt osobowych pracownika? To świetnie się składa! Przygotowałam dla Ciebie darmową listę sprawdzającą dzięki, której będziesz mieć pewność, że akta osobowe pracowników są prowadzone w 100% poprawnie i zgodnie z przepisami! Aby pobrać listę sprawdzającą – zapraszam Ciebie tutaj: LISTA SPRAWDZAJĄCA Wystarczy, że odnajdziesz FORMULARZ po lewej stronie ekranu , po którego wypełnieniu otrzymasz na swój adres e-mail LISTĘ SPRAWDZAJĄCĄ! Zmieniasz pracę? Gratuluję! Dowiedz się o czym powinien pamiętać pracownik aby móc w pełni skorzystać ze swoich praw i przywilejów! ZMIANA PRACODAWCY – O CZYM PRACOWNIK MUSI PAMIĘTAĆ Nagana z wpisem do akt. Pracodawca może ukarać niesubordynowanego podwładnego. Rodzaje kar zostały określone w aktach prawnych, głównie po to, żeby zapobiec nadużyciom. Artykuł 108. Kodeksu pracy podaje różne formy sankcji, w tym także naganę. Według wyżej wymienionego przepisu może być ona stosowana w przypadku naruszenia Jeżeli pracownik jest nieobecny i nie stawi się osoba przez niego upoważniona, termin ten wydłuża się do 7 pracy – kiedy należy je wystawić?Świadectwo pracy wydaje się pracownikowi nawet wtedy, gdy ten nie rozliczył się z zakładem. Obowiązkiem pracodawcy jest wydanie go w dniu rozwiązania umowy o pracę. Nieobecny pracownik ma prawo upoważnić na piśmie wybraną osobę do odbioru świadectwa. Jeżeli w ciągu 7 dni nie zostanie ono odebrane, pracodawca może wysłać je listem poleconym na adres podany w danych osobowych. Nawet, jeżeli pracownik z różnych względów nie chce odebrać dokumentu, nieefektowne doręczenie skutkuje dołączeniem świadectwa do akt. Pracodawca, który zamierza podpisać w ciągu 7 dni od wygaśnięcia stosunku pracy kolejną umowę z tą samą osobą, jest zwolniony z obowiązku wystawienia świadectwa darmowy wzór świadectwa pracy 2022!Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie DOC (Word). Pobierz wzór świadectwa pracy 2022 w formacie PDF, gotowy do pracy – omówienie wzoruCo zawiera świadectwo pracy? Wszystkie informacje na temat wymiaru czasu pracy, jej okresu oraz rodzaju i zajmowanym stanowisku. Należy umieścić dane o wykorzystanych dniach wolnych, czyli urlopach i opiece nad dziećmi, a także okresach, w których pracownik otrzymywał zasiłki chorobowe i wszelkie informacje niezbędne do ustalenia uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Wpisuje się urlop wypoczynkowy wykorzystany w roku kalendarzowym, w którym nastąpiło wygaśnięcie stosunku pracy. Dodatkowy urlop lub świadczenie przewidziane przepisami prawa pracy, urlop bezpłatny oraz podstawę prawną jego udzielenia. Jeżeli pracownik odbył czynną służbę wojskową lub jej formę zastępczą w czasie stosunku pracy, także te dane muszą zostać ujęte, podobnie jak okres pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Kolejne niezbędne dane to: sposób rozwiązania stosunku pracy, tryb lub okoliczności jego wygaśnięcia. W przypadku skrócenia okresu wypowiedzenia, należy określić okres, za jaki należy się pracownikowi odszkodowanie. Jeżeli pracownik korzystał z ochrony stosunku pracy w związku z urlopem wychowawczym, również ten fakt musi zawierać świadectwo pracy. Wzór obejmuje także wzmiankę w przypadku zajęcia komorniczego wynagrodzenia. Należności uznane i niezaspokojone przez pracodawcę z powodu braku środków finansowych także muszą zostać uwzględnione. Oprócz danych podstawowych świadectwo pracy może zawierać dodatkowe informacje. Na żądanie pracownika podaje się w nim wysokość i składniki wynagrodzenia, a także uzyskane początku 2019 roku obowiązują zmiany w świadectwie pracy. Razem z nim pracownik musi otrzymać informacje na temat przechowywania akt pracowniczych. Do końca 2018 roku akta te musiały być przechowywane przez 50 lat. Obecnie, zgodnie z ustawą z 10 stycznia 2018 roku (DzU poz. 357), okres ten uległ skróceniu i wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dokumenty mogą być przechowywane w formie elektronicznej. Nowe świadectwo pracy wydawane będzie wraz z informacją w postaci papierowej lub elektronicznej o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej i możliwości jej odbioru w ciągu miesiąca po zakończeniu tego okresu. Po tym czasie zostanie ona zniszczona. Brak wydania świadectwa pracy w wyznaczonym terminie, skutkować będzie karami finansowymi od 1000 do 30 000 zł. Były zatrudniony, który nie otrzyma terminowo świadectwa, będzie mógł ubiegać się o odszkodowanie za poniesione szkody, w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, do 6 tygodni pracy a zwolnienie lekarskie i okresy nieskładkoweChociaż chorobowe zalicza się do okresów nieskładkowych, to mają one dodatkową pozycję w świadectwie pracy. Dni, w których pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, muszą zostać wyszczególnione. Wpisuje się liczbę dni absencji pracownika z powodu choroby. Nie wpisuje się terminów, a wyłącznie liczbę dni łącznie. Nie dolicza się tu dni opieki nad chorym dzieckiem, podobnie, jak zwolnienia w celu opieki nad dzieckiem. Okresy nieskładkowe w świadectwie pracy, muszą zostać określone, ze względu na ustalenie praw pracowniczych u kolejnego pracodawcy i prawa do renty lub emerytury. Wyszczególnia się je w ustępie 4 pkt 10 świadectwa według wzoru. Wpisuje się tu chorobowe, opiekuńcze, świadczenia rehabilitacyjne, wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, urlopy wychowawcze, urlopy bezpłatne dla matek pracujących. Pracodawca zobowiązany jest do wyszczególnienia wszystkich okresów nieskładkowych, które wystąpiły w czasie trwania stosunku pracy. Wykazuje się je chronologicznie, z wyszczególnieniem dat, jednak nie podaje się podstawy uznania danego okresu za nieskładkowy. Tu ponownie wpisuje się chorobowe, z podaniem dat. Przy dużej liczby okresów nieskładkowych, można dołączyć ich wykaz w formie pracy jest dokumentem niezależnym od woli pracodawcy. To jego oświadczenie wiedzy, i musi je wydać niezwłocznie, a termin 7 dni obowiązuje wyłącznie wtedy, gdy pracownika nie ma w pracy w ostatnim dniu trwania umowy.
Zajęcie komornicze i informacje dodatkowe. W dwóch ostatnich ustępach świadectwa pracy, tj. 7 i 8 podaje się odpowiednio informacje o zajęciu wynagrodzenia oraz informacje uzupełniające. Wzmianka w świadectwie pracy o zajęciu komorniczym powinna wskazywać: oznaczenie komornika, numer sprawy egzekucyjnej, wysokość potrąconych kwot.
Od początku 2019 r. obowiązują nowe zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. Okres przechowywania dokumentacji znacznie się skróci. W związku z tymi zmianami, powstał nowy obowiązek – pracodawca wraz ze świadectwem pracy, musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Jednak należy pamiętać, że informacje do świadectwa pracy nie wydaje się każdemu pracownikowi, z którym zakończono okres przechowywania dokumentacji pracowniczejOkres przechowywania akt pracowników do końca 2018 roku, wynosił 50 lat. Warto wiedzieć, że dokumentacja pracownicza to nie tylko teczki osobowe, ale również inne dokumenty, których czas przechowywania był zróżnicowany. Od 1 stycznia 2019 roku, zaczęły obowiązywać przepisy, które ujednolicają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Regulacje w tym zakresie, opisano w ustawie z dnia 10 stycznia 2018 roku o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Ustawa wyszczególnia 3 grupy pracowników, u których stosuje się różne zasady określania okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej:pierwsza grupa, to pracownicy zatrudnieni po 31 grudnia 2018 roku – w ich przypadku okres przechowywania dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat;druga, to pracownicy zatrudnieni pomiędzy 1 stycznia 1999, a 31 grudnia 2019 roku, u których okres przechowywania akt pracowniczych wynosi 50 lat, czyli ustala się go według starych przepisów. W przypadku tej grupy, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej może zostać skrócony do 10 lat, pod warunkiem że pracodawca przekaże do ZUS odpowiednie oświadczenie (ZUS OSW) oraz raport informacyjny (ZUS RIA);trzecią grupą, są pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. i w ich sytuacji, nie ma możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji, a akta pracownicze należy przechowywać 50 oznacza 10 letni okres przechowywania dokumentacjiArt. 94 pkt 9b zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia. Przepis ten określa również, że dokumentację należy przechowywać przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, o ile odrębne przepisy nie przewidują innego okresu jej przechowywania. Zaś w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika w ciągu 10 lat, pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 945 § 2 w tej sytuacji okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończy się ostatni stosunek 1Umowa pani Anny skończy się 31 marca 2019 roku. Dziesięcioletni okres przechowywania dokumentacji należy liczyć od 1 stycznia 2020 roku, co oznacza to, że koniec okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej mija 31 grudnia 2030 po zakończeniu 10-letniego okresu przechowywania, musi pamiętać że pracownik ma prawo do odebrania dokumentacji pracowniczej. Zgodnie z art. 946 pkt. 2 pracownik na odebranie swoich dokumentów, ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji 2Jeśli okres przechowywania dokumentacji mija 31 grudnia 2030 roku, wówczas pracownik ma czas do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania na jej odebranie czyli do dnia 31 stycznia 2031 przypadku nieodebrania dokumentacji przez pracownika, przepisy nakładają na pracodawcę obowiązek jej zniszczenia. Dają też pewną dowolność w jaki sposób zostanie ona zniszczona, oraz nie wyznaczają dokładnego momentu zniszczenia. Wprowadzają okres, w którym ten obowiązek należy spełnić – jest to 12 miesięcy od daty, do której pracownik mógł odebrać dokumentację. Przechowywanie dokumentacji po tym okresie jest niezgodnie z 3Pani Anna nie odebrała swojej dokumentacji pracowniczej w terminie (do 31 stycznia 2019 r.). W tej sytuacji, pracodawca ma obowiązek zniszczyć całą dokumentację w ciągu kolejnych 12 miesięcy, czyli do końca stycznia 2032 do świadectwa pracyZgodnie z art. 946 w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, pracodawca wraz ze świadectwem pracy ma obowiązek wydać pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:Okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;Możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego, następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;Zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej i kiedy przekazuje się informacje?Wprowadzenie tych przepisów spowodowało, że przedsiębiorcy zastanawiają się komu wydawać informację o okresie przechowywania dokumentacji. Czy informacja do świadectwa powinna być przekazywana wszystkim pracownikom, czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku? W tej sprawie zabrało głos MRPiPS, w którym jasno określiło, iż obowiązki informacyjne określone w art. 946 dotyczą pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 roku, czyli wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast wydanie informacji do świadectwa, nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 2019 roku. Wynika to z art. 7 ustawy z 10 stycznia, o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich 4Dnia 2 stycznia 2019 roku zatrudniono pracownika na okres próbny. Z dniem 31 marca rozwiąże się umowa o pracą z tym pracownikiem i nie zostanie ona przedłużona. Pracodawca w tej sytuacji jest zobowiązany dołączyć informację do świadectwa 5Rozwiązanie stosunku pracy nastąpiło 28 lutego 2019 roku. W związku z tym, że pracownik ostatnią umowę podpisał w 2017 roku, pracodawca wydaje mu wyłącznie świadectwo pracy. Dodatkowa informacja do świadectwa pracy nie jest w takim przypadku wpisywać daty?Przepisy wprowadzają obowiązek poinformowania pracownika jednak nie określają, czy w informacji pracodawcy powinni zawrzeć informację wynikającą wprost z przepisów, czy muszą pracownikowi podać konkretne daty związane z okresem przechowywania. Należy jednak pamiętać, że według inspekcji pracy, informacje przekazywane pracownikom powinny być konkretne i zindywidualizowane. Dlatego też większość ekspertów prawa pracy sugeruje, żeby w informacji podać dokładne daty przy każdym z informacja do świadectwa pracy to osobny dokument?Pracodawca, który rozwiązuje stosunek pracy, ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy. Dokument ten powinien zostać wydany w dniu, w którym następuje rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy. Jeżeli nie możliwości, aby świadectwo wydać w tym terminie, powinno ono zostać przesłane w ciągu 7 dni od dnia ustania umowy. Taka sama zasada obowiązuje przy wydawaniu dodatkowej informacji. W tej sytuacji, wiele osób chce umieszczać ją w treści świadectwa, co jest błędne. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej ws. świadectwa pracy, zawiera regulacje dotyczące elementów jakie należy w nim zawrzeć i według nich nie wpisuje się tam informacji na temat okresów przechowywania dokumentacji. Wynika z tego, że taka informacja powinna stanowić osobny dokument, który jest wydawany razem ze Katarzyna DorociakŹródło: INFOR
Zapewnimy przechowywanie dokumentów i akt oraz bezpieczne przechowywanie danych przez zgodny z prawem okres, a po jego upływie dokonamy brakowania dokumentów i ich bezpiecznego zniszczenia. Na życzenie udostępnimy dokumenty w miejscu przechowywania, dowieziemy oryginały do Twojej firmy lub prześlemy kopie dokumentów faksem albo e-mailem.

RADA. W świadectwie pracy powinni Państwo zamieścić informację o okresie odbywania ćwiczeń wojskowych. Trzeba ją podać w ust. 6 pkt 10 świadectwa pracy, gdzie wskazujemy okres odbytej w czasie zatrudnienia czynnej służby wojskowej, a także w ust. 6 pkt 2 świadectwa, w którym podajemy okres urlopu bezpłatnego udzielonego w celu

. 364 378 221 456 677 141 357 524

informacja o przechowywaniu akt osobowych w świadectwie pracy